Gérer les banques d'heures

OBJECTIF

Il est possible de remettre à plus tard le paiement de certaines heures ou primes aux employés en les mettant en banque.

Lors du transfert des heures, les heures et les primes identifiées avec la case à cocher Banque verront leurs coûts comptabilisés dans le projet identifié dans la transaction. La contrepartie sera imputée au projet, à l’activité et au groupe identifiés dans les Configurations diverses de la Gestion du temps.

 

Aucune comptabilisation des bénéfices marginaux n’est appliquée sur des transactions d’heures en banque.

Le paiement des heures en banque est fait dans l’entrée des heures en utilisant l’icône Gestion de la banque d’heure. Lors du transfert de ces transactions, une écriture est générée pour renverser la transaction originale et une nouvelle écriture est générée, en date du paiement des heures, pour finaliser la transaction. Ainsi les coûts aux projets sont ajustés en fonction du paiement de la banque d’heures et tiennent compte d’éventuels changements qui peuvent être effectués lors du paiement de ces heures et primes.

 

PRÉREQUIS 

 

Sommaire

 

Étapes

Activer la comptabilisation de la banques d'heures

Pour activer et utiliser la comptabilisation de la banque d'heures dans maestro*, des configurations doivent être effectuées au préalable.

 

Étape 1 - Compléter la section Comptabilisation de la banque d'heure des Configurations générales

 

maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Configurations diverses

 

  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, ouvrir l'arborescence dans la section gauche de la fenêtre et cliquer sur l'option Généralités.
  2. Compléter la section Comptabilisation de la banque d’heures apparaissant dans la partie droite de la même fenêtre. Cette étape permet d’identifier la contrepartie de l’écriture pour les heures qui seront en banque. Elle permet également d’indiquer la durée maximale durant laquelle les heures peuvent être conservées en banque sans pénalité, ainsi que le taux auquel les heures devront être payées.

Champs

Configurations nécessaires

Projet bilan

Projet servant à comptabiliser les heures en banque.

Activité

Activité servant à comptabiliser les heures en banque.

Groupe

Groupe servant à comptabiliser les heures en banque.

Payer après

Ne rien inscrire dans ce champ. Dans le cas contraire, les heures seront payées automatiquement après X jours.

Payer les heures avec le taux

À partir du menu déroulant, sélectionner l'option Courant pour payer les heures au taux en vigueur lors du paiement de celles-ci.

NOTE : L'option Original, quant à elle, permet de payer les heures aux taux en vigueur au moment où les heures ont été mises en banque.

Ne jamais payer automatiquement

Cocher ce champ pour gérer manuellement le paiement des heures en banque à l’employé.
  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Cliquer sur Quitter.

 

Étape 2 - Cocher le paramètre Gestion des surplus

 

maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Configurations diverses

 

  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, ouvrir l'arborescence dans la section gauche de la fenêtre et cliquer sur l'option Généralités.
  2. Dans la partie droite de la fenêtre, cocher la case Gestion des surplus.
  3. Cliquer sur Enregistrer.
  4. Cliquer sur Quitter.

 

Identifier les heures qui seront mises en banque

Lors de l'entrée des heures travaillées des employés, l'utilisateur doit manuellement identifier les heures ou la prime de type revenu qui doit ou doivent être mises en banque.

 

maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Fonctions > Heures

 

  1. Dans la fenêtre Heures, entrer les heures et les primes travaillées par l’employé dans la grille de ventilation. Consulter l'aide en ligne Heures au besoin.
  2. Porter une attention particulière aux champs et à la case ci-dessous :

Champ

Notes

Type de taux

Les heures à mettre en banque sont habituellement entrées à taux Simple.

NOTE : Toutefois, si les heures en banque doivent toujours être payées à temps et demi et que vous souhaitez imputer les projets des coûts calculés avec le taux et demi, il est possible de sélectionner Demi pour les heures à mettre en banque.

Heures

Nombre d'heures à mettre en banque.

Banque

Cocher la case pour indiquer que les heures doivent être mises en banque.

NOTE : Si la colonne Banque ne s’affiche pas, cliquer sur le bouton droit de la souris, sélectionner l’option Configuration et cocher la case Affichage correspondant au champ Banque. Cliquer sur le bouton Accepter. Si le champ n’est pas disponible, c’est que les configurations diverses n’ont pas été complétées.
  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
  2. Transférer les heures normalement, c'est-à-dire soit en cliquant sur l'icône Transférer dans la fenêtre Heures (pour transférer une transaction à la fois) ou soit en cliquant sur l'icône Transfert des transactions, disponible à partir de la barre d'outils du menu principal de maestro*. Les coûts de main-d'oeuvre seront alors imputés aux projets et la contrepartie de l'écriture comptable générée sera appliquée au projet identifié pour la comptabilisation des heures en banque.

 

Les heures mises en banque pour chacun des employés peuvent être consultées dans la Gestion des employés, à partir du chemin suivant : maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés. Une fois dans l'option Gestion des employés, cliquer sur l'onglet Informations paie. L'information se trouve dans le champ Cumul. heures en banque. Prendre note que les données de ce champ sont mises à jour lorsque l'impression des chèques est acceptée.

Il est également possible de consulter les heures en banque à partir des rapports Liste des transactions de projet ou Liste des heures tel que présenté à l'étape Effectuer le suivi des heures en banque pour tous les employés à l'aide du rapport Liste des heures.

 

Payer les heures en banque

Lorsque vient le moment de payer les heures en banque et/ou de les utiliser pour combler les heures manquantes pour une paie, procéder comme suit :

 

maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Fonctions > Heures
  1. À partir de la fenêtre Heures, cliquer sur l’icône Gestion de la banque d’heures.
  2. Une nouvelle fenêtre s’affiche avec une liste des heures mises en banque.

 

Par défaut, les heures et primes qui ont été mises en banque pour une durée qui dépasse le nombre de jours définis dans les configurations diverses sont automatiquement cochées, à moins que la configuration Ne jamais payer les heures automatiquement ne soit cochée. Elles seront payées, sauf si l’utilisateur les décoche. De plus, elles seront payées à temps et demi par défaut.

 

 

Pour filtrer et afficher les transactions par employé, entrer le code de l'employé et appuyer sur l'icône Filtrer les données selon les paramètres entrés.
  1. Toujours dans la fenêtre Gestion de la banque d'heures, modifier le tableau au besoin. Prendre note des détails relatifs aux colonnes suivantes :

Colonne

Notes

À payer

Lorsque la case est cochée, indique à maestro* que les heures en banque sont à payer.

À liquider

Cette colonne sert à gérer les réserves d’heures applicables aux secteurs résidentiel et résidentiel lourd. Consulter le Comment faire - Gérer les banques d’heures CCQ pour plus de détails.

Heures soustraites

Nombre d’heures à soustraire de la banque d’heures.

Heures à payer

Nombre d’heures qui sera payé selon le ratio du secteur et du type de banque d’heures.

NOTE : Il est possible de modifier manuellement le nombre d’heures à payer; le nombre d’heures soustraites sera mis à jour automatiquement.

Taux à payer

Taux horaire utilisé pour le paiement des heures.

 

 

L'utilisateur peut modifier les informations des colonnes suivantes : No projet, Activité, Groupe, Heures à payer et Taux à payer. De plus, il est possible de payer partiellement une banque d’heure en modifiant les heures à payer.

Par défaut, le taux à payer proposé est celui de la transaction d’origine. Cependant, si la banque d’heures est payée après le nombre de jours définis dans les Configurations diverses, les heures à l’origine à temps simple sont modifiées pour être payées à temps et demi. Il est possible de changer cela, en modifiant manuellement la colonne Taux à payer.
  1. Cliquer sur l’icône Valider le tableau. Si des erreurs sont détectées et indiquées au bas de la fenêtre, effectuer les corrections nécessaires.
  2. Cliquer sur Appliquer. La fenêtre Gestion de la banque d'heures se ferme et maestro* copie les heures et primes à payer dans la fenêtre Heures, vouée à l'entrée des heures.
  3. Dans la fenêtre Heures, une nouvelle transaction est affichée. Cette transaction doit inclure les heures et les primes sélectionnées dans la fenêtre précédente. Cliquer sur Enregistrer.
  4. Lors du transfert de la transaction, qui peut être effectuée immédiatement ou lors de la comptabilisation des bénéfices marginaux, l’écriture originale sera renversée et remplacée par une nouvelle qui tiendra compte des modifications apportées lors du paiement des heures et des primes en banque.

 

Afficher le nombre d'heures en banque sur le talon de paie de l'employé

 

maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Gestion des catégories d'emploi

 

Pour configurer l'affichage du nombre d'heures en banque sur le talon des employés :

  1. Dans la fenêtre Gestion des catégories d'emploi, sélectionner la catégorie d'emploi désirée.
  2. Cliquer sur l'onglet Talon de paie.
  3. Dans l'un des champs Valeur sur talon, sélectionner l'option Heures en banque à partir du menu déroulant.

 

Attention! L'inscription d'une nouvelle valeur a pour effet de supprimer les valeurs par défaut. Il est donc nécessaire de sélectionner à nouveau les valeurs par défaut désirées : Heures travaillées, Montant de vacances, Avantage imposable provincial, Avantage imposable fédéral, Fonds de pension et Montant d'avances.
  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Effectuer les étapes 1 à 4 pour toutes les catégories d'emploi désirées.
  3. Cliquer sur Quitter.

 

Lors d'une mise à pied, les heures en banque doivent être complètement payées avant la dernière semaine travaillée. Les heures mises en banque doivent apparaître dans les semaines travaillées.

 

Effectuer le suivi des heures en banque

Pour assurer une gestion des heures en banque exempte d'erreurs, il s'avère nécessaire d'effectuer la comparaison des heures en banque avec le compte de grand livre dans lequel les heures en banque sont accumulées. L'option Liste des heures permet de générer une liste comprenant l’ensemble des heures et des primes payées par employé pour la ou les période(s) demandée(s). Cette liste permet aussi de s’assurer que les heures en banque du module Projet correspondent à celles indiquées au dossier de l’employé.

Effectuer le suivi des heures en banque pour tous les employés à l'aide du rapport Liste des heures

Pour générer la liste des heures :

 

maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Rapports > Liste des heures

 

 

Avant d’imprimer le rapport, il est important de s’assurer que les heures de la période sont transférées.
  1. Dans la fenêtre Liste des heures, compléter les champs nécessaires et prendre connaissance des notes ci-dessous pour certains des champs.

Champ

Notes

Borne de date

Entrer la date de début et de fin de période.

NOTES : Si l’employé a un solde d’heures en banque à la date de début entrée, le solde de départ sera indiqué sur le rapport. De plus, pour comparer la valeur des heures en banque avec le compte de grand livre identifié pour la gestion des banques d’heures, laisser le champ de la date de début vide afin de tenir compte des heures en banque depuis le début de l'utilisation du module de paie dans maestro*.

Borne d'employé

Laisser ce champ vide pour sélectionner tous les employés.

Borne de projet

Cocher la case Tous les projets.

Ordre d'impression

Sélectionner l'option Employé/Date à partir du menu déroulant.

Type d'heures

Cocher la case Heures en banque (ajoutées et soustraites).

Solde heures en banque par employé

Cocher la case pour obtenir le nombre d'heures à comparer au cumulatif d'heures en banque indiqué au dossier de l'employé.

 

Pour en savoir davantage sur chacun des champs, consulter l'aide en ligne (F1) Liste des heures.
  1. Cliquer sur l'icône Accepter.

Sur le rapport, le total de la colonne Montant devrait correspondre au solde du compte dans lequel les heures en banque sont comptabilisées.

 

Effectuer le suivi des heures en banque d'un employé à l'aide du Générateur de listes

Si toutes les heures en banque d’un employé sont toujours gérées à partir des projets (soit maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Fonctions > Heures), le solde d’heures en banque de cet employé, indiqué sur le rapport Liste des heures, devrait correspondre au cumulatif d’heures en banque indiqué au dossier de l’employé. Si le solde indiqué sur le rapport Liste des heures ne correspond pas au cumulatif de l’employé, il est possible de comparer, période par période, les heures mises en banques et les heures en banques payées en créant une liste avec le Générateur de listes de la Gestion des employés.

Pour ce faire :

 

maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Gestion des employés
  1. Cliquer sur la flèche à droite de l’icône Imprimer et sélectionner Générateur.

 

Tous les employés ayant déjà eu des heures en banque seront traités.

Pour en savoir davantage sur chacun des champs, consulter l'aide en ligne Générateur de listes.

  1. Compléter les champs et sélectionner les variables suivantes, de façon à ce qu'elles apparaissent dans la partie droite de la fenêtre :
  • Numéro
  • Nom
  • Prénom
  • Date de paie (Date Py)
  • Groupe
  • Année
  • Heures en banque (Hr Banque)

 

Pour ajouter les variables Date de paie (Date Py), Groupe, Année et Heures en banque (Hr Banque), il faut ouvrir l'arborescence de la variable Numéro et ensuite celle de la variable Calcul de la paie.

Il est important d'inscrire la valeur "P" dans les colonnes Début et Fin pour la variable Groupe et d'inscrire la valeur "<>0" dans la colonne Conditions pour la variable Hr Banque.
  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
  2. Cliquer sur l'icône Visualiser le fichier Excel.

 

Cette liste n'inclut pas les Cumulatifs de départ ni les modifications apportées au cumulatif des heures en banque faites dans l'icône Modifier les cumulatifs de cet employé.

Il est possible d'exporter les données dans un fichier Excel pour comparer le résultat à celui apparaissant pour l'employé sur le rapport Liste des heures.

  • Lorsque la valeur indiquée dans la colonne Type HB du rapport est A, le nombre d’heures de la période équivalente dans le fichier Excel doit être > 0.
  • Lorsque la valeur indiquée dans la colonne Type HB du rapport est S, le nombre d’heure de la période équivalente dans le fichier Excel doit être < 0.

 

Voir aussi 

 

Dernière modification : 20 décembre 2024